TODO/備忘録用のリスト作成の勧め
マインドテックの冨です。物覚えは良い方ではないですが、貸したお金は覚えています。
日々のスケジュールは作成している人は多いかと思います。ただ、いろいろな知人に話を聞いている限りでは、具体的にやらなければならない事をリストを作って管理している人は、思ったよりは少ないかな感じました。たとえば、「今日はこれをやる」「今週中にこれを終わらせないといけない」などです。
私の場合は、「そのうち時間ができたらやりたいこと」や「店にいったら買うもの」なども含めて、まとめてツールで管理するようにしています。人によっては手帳でもポストイットでも、自分が使い易いもので良いと思いますが、とにかく書き出す事が重要と思います。
メリット１：気軽に忘れられる
いきなり何言っているんだとツッコミ入りそうですが、とにかく書き出してあれば、あとは気になったらそこをみればよいという安心感が生まれます。これをやっておかないと、常に忘れないようにと頭のなかで何度もぐるぐると思い出す必要があり、その負担は自分が思っている以上に大きいと感じました。
メリット２：作業量の可視化
今日、帰宅するまでにどの程度の作業があるのかを、ある程度見積る事が出来ます。それによって仕事のペースがコントロールできるようになります。
メリット３：達成した事項をリストから削除する事による達成感
タスクが終わった後にリストから削除する際に、ささやかながら達成感が生まれます。とにかく終わらせようというモチベーションにもつながります。
私が使っているツール
Wunderlistというツールを使っています。Microsoft社に買収されましたが、PCでもWebでもスマートフォンでも統合的に利用できるのが良いです。アプリで管理する方は、他にもToodle, Remember the milkなどの著名ツールがあります。私もいろいろと使ってみましたが、最終的にWunderlistに落ち着きました。ただUIの使い勝手もふくめ、人それぞれと思いますので、自分にとって使い易いものを選んで頂ければと思います。
Wunderlistを選んだ理由としては
- UIがサクサク動き、あまりストレスを感じない
- サブタスクに分割して管理できる。
- 通知機能が使える。
- 各タスクについてメモが追加できる。（やりかけ作業の経過をメモったり、必要な資料、場所などを記録しています）
タスクの分類の仕方
タスク分類はいろいろな基準があると思います。私の場合はプライベートも仕事も区別せずに、リストに突っ込んでいます。「とにかく、これを見ていれば良い」という状況を作りたいため、あまり複数のアプリを使い分ける事は想定していません。非常にものぐさなので、ちょっとした面倒臭さがツール利用を止めてしまう原因になるんです。
・受信箱： とにかく気になったものはここに入れておきます。タスク以外にも単なるメモでも、まずはここに入れておくものもあります。定期的に見直して、タスクについては、別のカテゴリーに振り分けていきます。メモについては別のメモ帳に移したり、内容によってしかるべき対応を取ります。
・星付き、今日、週： 各タスクに付与した期限などの属性により、自動的にこのカテゴリに表示されます。
・優先度：高（今日中に）： 字面通りで、今日はこれが終わらないと帰らない／寝ないなどのタスクを書いていきます。
・優先度：中（今週中めど）： こちらも字面通り。「時間が出来たらやっといて」レベルのタスクがここに入ります。
・優先度：小 ： 急がなくとも、そのうち時間がある時にやっておけばよいもののメモ。「いつか、やりたいなあ」といった希望もこちらへ。
・ペンディング： タスクのうち、何らかの理由で一時中断になっているもの。
・買い物、欲しい円盤、欲しい本、欲しいものリスト： 実際に買い物に行く際のリストとしても使います。円盤＝CD, DVDは趣味のもの、本などは、いずれ本屋などに立ち寄った時に買うもののメモです。
・行きたい店： 雑誌の記事やTVなどで紹介されて、いつか行きたい店をメモっています。
こんな感じで直近でやる必要があるタスクの他にも、時間があるときに仕込んでおこうと考えている事項や買い物メモまでもWunderlistで管理しています。（以前は別途にEvernoteなどを併用していましたが、いちいち別のアプリを立ち上げるのが面倒になり、全部を１つのツールにまとめました。）
作業管理や日常の物忘れ防止対策としてお勧めですので、ぜひ自分なりの使い方を模索してみてください。