世の中リモート会議がようやく普及してきまして、というか、外出出来ないのでリモートにせざるを得ないため、Web会議に呼ばれたりセミナーをオンラインで実施する事が増えました。個人間のやり取りはFacebook MessangerかSkypeでやり取りをすることが多かったのですが、会議／ウェビナーはZoomが多かったです。皆さんご存知と思いますが、最近、Zoomのセキュリティーに疑問を呈される事が多くなり、各所でZoom禁止令が出ております。
そんなこんなでMicrosoft Teamsの会議に呼ばれる機会があり、ぶっつけ本番でウェビナーを行ったのですが、Zoomと比較すると幾つか気になる点が出てきました。
大抵のことはTeamsで出来る
まあ、文句を言いたいわけではなくて、Zoomで出来ることは大抵Teamsでも出来るのですよ。画面共有も出来ますし、チャット画面もあります。音声・ビデオのオフ・オン切り替えも問題ないです。組織外の人でもWeb経由で会議室にアクセスできるので、この辺りも実務上、問題にならないでしょう。
スピーカーに取って、欲しいのは参加者の反応
ウェビナーで何が困るかというと、参加者の反応が全く分からない点です。もちろん参加者側がビデオをONにしてもらえると幾分よい感じなのですが、大抵の場合はよほど強要しない限りOFFで参加されます。自宅からアクセスだと余計ですね。Zoomのバーチャル背景の代わりにTeamsでは背景を認識してボカす機能がありますが、それでもほぼOFFです。なんなら音声をONにしている人も珍しいです。「わかりましたか？ご質問をありませんか？」と問いかけた時に、シーンとする無反応な時間。会場開催であれば参加者を見ていれば、様子や表情から理解度が計れるわけですが、リモートの場合はただの無音。このまま進めて良いやら迷ってしまうわけです。ちょっと気の利いた参加者がおられる場合は「大丈夫です」と一声かけていただけて、それを契機に勧めることが可能なのですが、なかなか難しいところです。
Zoomの挙手機能は、結構使えた。
このような気まずい局面に備えて、挙手機能は反応が良かったです。冒頭にアイスブレークを入れて、挙手機能を使わせると、「分かった人は手を上げて」と言うと反応が良いのです。残念ながらTeamsには、これに準じた機能が無いのですよね。あえて行うならチャット機能で「分かった人は”はい”って書いて」とか誘導すれば良かったかもしれません。特に実習をやって頂くような場合、数分の無音の待機時間が発生するわけですが、これを切り上げるタイミングを計るのが非常に難しいのです。双方向性を築くのは、まだまだコツがありそうですね。もう少し場数を踏む必要があるのかもしれません。
参加者画面のモニターがあると良かった
これはZoomの場合にも言えるのですが、スピーカー側が画面を共有している場合、例えばパワーポイントでプレゼンを行うような場合、スライドを切り替えても参加者側の表示スライドが変わってないという事が何度かありました。Teamsでもデスクトップ単位やアプリケーションのウィンド単位などで画面共有が出来るのですが、スピーカー側がどんどん画面を切り替えても参加者側が変わっていないのに気付かずに話続けるといった事が起こってしまいます。
これを防ぐには、オンライン会議のゲスト用参加者を登録しておいて、それを使って参加者としてログインした画面を、スピーカー用PCの横に置いておくと良かったです。これで参加者側視点での画面切り替えを確認できます。Zoomの場合でも1秒弱のディレイが起こります。この程度なら問題ないのですが、時々たタイムラグが数秒～十数秒、または画面が切り替わらないという事がありましたので、フォローが可能です。
コロナもまだまだ収束の気配を見せないですが、リモートでの会議習慣も、このままこなれていった後に定着すると良いですね。